Datos, privacidad y conservación
Dónde están los datos, cuánto tiempo se conservan, cómo se protegen los certificados médicos, qué pasa cuando se elimina a una persona, el uso de la inteligencia artificial, las mediciones y las cookies.
Esta página resume de forma práctica lo que establecen los documentos legales. En caso de duda dan fe la Política de Privacidad y el Acuerdo de encargo del tratamiento.
La página pública Seguridad y confianza reúne en un solo sitio lo que se suele preguntar durante una revisión: dónde están los datos, qué medidas de seguridad se aplican, cómo se usa la inteligencia artificial, los documentos legales y la lista de proveedores, más doce preguntas frecuentes sobre acceso, exportación, eliminación y cambios en los documentos. Es pública y no hace falta estar autenticado: puedes mandar el enlace a quien en tu empresa tenga que evaluar la plataforma.
Dónde están los datos
- La base de datos de cada organización está separada y se encuentra en la Unión Europea (región de Fráncfort).
- La aplicación, el envío de los correos y el comentario de los informes con inteligencia artificial usan proveedores con sede en Estados Unidos, sobre la base de las cláusulas contractuales tipo de la Unión Europea. La lista completa, con la función y el lugar de cada uno, está en la página de Subencargados del tratamiento.
Quién es el responsable del tratamiento
La empresa que usa LeavePilot es el responsable del tratamiento de los datos de sus empleados; LeavePilot los trata por cuenta de ella como encargado del tratamiento, según el acuerdo de encargo aceptado por el administrador. Las solicitudes de las personas sobre sus propios datos (acceso, rectificación, supresión) se dirigen a la empresa; si llegan a LeavePilot se transmiten a la empresa en un plazo de cinco días laborables.
Cuánto tiempo se conservan los datos
| Dato | Conservación |
|---|---|
| Cuentas, solicitudes, balances, departamentos | mientras dure el contrato; siguen siendo exportables 30 días después de la terminación |
| Certificados médicos | 12 meses desde la subida, después se borran automáticamente; se borran de inmediato si se elimina la solicitud o la persona |
| Registro de accesos (accesos correctos y fallidos, bloqueos) | 12 meses |
| Registro de las generaciones de los informes IA (sin el texto producido) | 24 meses |
| Altas de nuevas organizaciones sin completar | 30 días (la huella de la contraseña, después de 24 horas) |
Los certificados médicos
Son datos de salud y se tratan con un cuidado particular:
- el archivo se cifra antes de conservarse;
- solo pueden descargarlo los administradores y la persona que lo ha subido;
- sigue disponible 12 meses, después se borra con una limpieza mensual;
- se borra de inmediato junto con la solicitud a la que está adjunto o con la persona;
- el formulario de solicitud recuerda que hay que subir el attestato di malattia (el resumen del parte médico italiano) con el número de protocolo y las fechas, no el certificado con el diagnóstico.
Cuando se elimina a una persona
El administrador puede eliminar una cuenta desde la sección Empleados: se borran los datos personales, todas las solicitudes, los certificados médicos (archivos incluidos) y la foto. Las entradas del registro de operaciones se quedan. Como alternativa puede desactivar la cuenta, conservando el historial. Consulta Gestión de empleados.
Exportar los datos
Los administradores exportan los datos de la organización en PDF y Excel desde la sección Reportes. No existe una exportación autoservicio para el empleado individual: la persona se la pide a su empresa.
Si el contrato se cierra, los datos siguen siendo recuperables durante 30 días. Mientras el acceso siga activo, la vía más rápida es exportarlo todo desde Reportes eligiendo el periodo Desde el Inicio y el formato Ambos - Paquete Completo. Si el acceso ya no está disponible, escribe a support@leavepilot.app dentro de esos 30 días indicando la dirección de tu espacio de trabajo: pasado ese plazo los datos se borran y ya no se pueden recuperar.
La inteligencia artificial
El único uso de la inteligencia artificial es el comentario del informe IA, disponible en el plan Business y generado a petición del administrador. El modelo recibe solo números agregados del periodo, nunca nombres, correos o datos de una persona concreta; los departamentos con menos de tres personas se agrupan o se omiten; el texto generado se descarta si cita a una persona o formula juicios o recomendaciones. Los datos no se usan para entrenar modelos. El documento producido lleva la etiqueta de generado automáticamente. Las reglas completas están en las Instrucciones de uso de la IA.
Mediciones y cookies
- En el sitio público (landing, alta, documentos legales, esta guía) en la primera visita aparece el banner Antes del despegue, las cookies, con Aceptar todas, Rechazar todas y Personalizar. Las categorías son tres: Necesarias, siempre activas porque sin ellas el sitio no funciona; Medición, que gobierna las estadísticas de visitas; Marketing, preparada pero hoy inactiva. Sin consentimiento a la Medición no se recoge ninguna estadística. La elección se cambia en cualquier momento desde el enlace Preferencias de cookies del pie de página, que reabre el panel con Guardar preferencias.
- En la aplicación solo se usan cookies técnicas y no hay banner. La recogida de eventos técnicos, si está activa, no escribe nada en el dispositivo, no registra correos ni nombres (se sustituyen por huellas o se eliminan) y enmascara los campos de texto. Una organización puede pedir que se desactive para sus usuarios escribiendo al soporte.
Los correos
Los correos operativos salen del servicio de la plataforma o, si el administrador lo ha configurado, del servicio de correo de la empresa. Contienen los datos necesarios (nombre, fechas, estado) y nunca los certificados médicos.