Condiciones del servicio

Servicio: LeavePilot Proveedor: MAXYMIZE BUSINESS DI GIURASTANTE ROMANO MAXIMILIAN, Via Delle Valli 57, 66010 Canosa Sannita (CH), Italia, código fiscal y NIF/IVA IT02747200695, número REA CH-420087 Contacto: support@leavepilot.app Correo electrónico certificado (PEC): maximilian.giurastante@legalmail.it

Estas condiciones rigen el uso de LeavePilot, plataforma para la gestión de vacaciones, permisos, trabajo en remoto y ausencias. Al registrarte o utilizar el servicio aceptas estas condiciones.

La versión italiana da fe / La versione italiana fa fede.

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1. Proveedor y definiciones

1. Proveedor. El servicio lo presta MAXYMIZE BUSINESS DI GIURASTANTE ROMANO MAXIMILIAN, empresario individual con domicilio en Via Delle Valli 57, 66010 Canosa Sannita (CH), Italia, código fiscal y NIF/IVA IT02747200695, inscrito en el Repertorio económico administrativo italiano con el número REA CH-420087. Contacto ordinario: support@leavepilot.app. Dirección de correo electrónico certificado para las comunicaciones formales: maximilian.giurastante@legalmail.it.

2. Definiciones. En estas Condiciones las palabras siguientes tienen este significado.

Plataforma: el servicio LeavePilot en sus componentes aplicativos, junto con la documentación que describe su funcionamiento.

Proveedor: el sujeto indicado en el punto 1.

Cliente: la organización que abre un entorno en la Plataforma y por cuya cuenta se introducen los datos. Parte del contrato es el Cliente, no la persona concreta que presta la aceptación.

Persona administradora: la persona que el Cliente designa con permisos de administración de su entorno. Es la destinataria de las comunicaciones del Proveedor.

Persona usuaria: la persona a la que el Cliente da acceso a la Plataforma, por regla general alguien de su personal o de sus colaboradores.

Documentos Contractuales: las presentes Condiciones y el acuerdo de encargo del tratamiento, que el Cliente acepta con las modalidades del artículo 3, junto con las informaciones publicadas, esto es la información de privacidad, la información sobre cookies y las instrucciones de uso de la función de inteligencia artificial. Estas informaciones describen tratamientos y funcionamiento, están referidas en las presentes Condiciones y pueden consultarse en el sitio del servicio; la aceptación prevista en el artículo 3 se refiere a las presentes Condiciones y al acuerdo de encargo.

Período de prueba: los catorce días de prueba gratuita a que se refiere el artículo 2.

2. El servicio

LeavePilot ofrece herramientas de solicitud y aprobación de ausencias, calendarios de equipo, informes y elaboraciones con inteligencia artificial dentro de los límites descritos en el artículo 8. El plan Starter es gratuito hasta 5 personas empleadas; los planes de pago, las funcionalidades que incluyen y sus precios se describen en la sección de precios del sitio del servicio.

Los planes de pago incluyen un Período de prueba de 14 días, sin tarjeta de crédito, durante el cual están activas las funcionalidades del plan Pro.

3. Celebración del contrato

1. Aceptación. El contrato se celebra cuando el Cliente, por medio de una persona que actúa en su nombre, acepta los Documentos Contractuales marcando la casilla correspondiente en la Plataforma. La aceptación se refiere a las presentes Condiciones y al acuerdo de encargo del tratamiento, disponible en leavepilot.app/legal/dpa y parte integrante y esencial del contrato.

2. Registro de la aceptación. Para cada aceptación el Proveedor registra y conserva: identificador y denominación de la organización, identificador, dirección de correo electrónico y nombre de la persona que ha aceptado, fecha y hora, dirección IP de procedencia, navegador utilizado, tipo de evento, tipo de documento, identificador de versión y huella criptográfica SHA-256 de cada texto aceptado y, cuando entre los documentos aceptados figuren las presentes Condiciones, la aprobación específica de las cláusulas onerosas. Ese registro constituye prueba de la celebración del contrato y de su contenido, y se conserva durante la relación y durante el período de prescripción posterior.

3. Forma y certificación. Las partes hacen constar que la aceptación prestada de este modo satisface el requisito de forma escrita previsto para el acuerdo de encargo en el artículo 28, apartado 9, del Reglamento (UE) 2016/679, que admite expresamente el formato electrónico, y que no es necesaria por tanto ninguna firma adicional. El Cliente puede descargar en cualquier momento, desde el área de administración y para cada documento aceptado, una certificación que reproduce el texto en la versión que aceptó e indica los datos de esa aceptación, huella incluida.

4. Poderes. Quien acepta estas Condiciones por cuenta de una organización declara tener poder para obligarla y acepta también en su nombre y por su cuenta.

4. Cuentas y obligaciones del Cliente

El Cliente es responsable de la veracidad de los datos que introduce, de la gestión de los accesos de sus personas usuarias y del uso conforme a la ley, incluida la normativa laboral aplicable. Las credenciales son personales e intransferibles.

Queda prohibido el uso de la Plataforma con fines ilícitos, para vulnerar derechos de terceros o para intentar comprometer su seguridad.

El registro y el acceso están prohibidos a los competidores directos del Proveedor y a quienes actúen por su cuenta, así como el uso de la Plataforma con fines de análisis competitivo o de reproducción de sus funcionalidades, salvo consentimiento escrito del Proveedor.

5. Verificación de los datos y exportaciones

La Plataforma es una herramienta de apoyo administrativo. Los saldos, los recuentos y las exportaciones, incluidas las destinadas a la elaboración de las nóminas, se calculan sobre los datos introducidos y configurados por el Cliente. El Cliente verifica la exactitud y la integridad de los datos antes de cualquier uso de estos con fines retributivos, contables, fiscales o de cumplimiento normativo. El Proveedor no responde de las consecuencias del uso de datos no verificados.

La Plataforma transmite los documentos que los empleados suben, entre ellos los partes médicos, y los conserva durante el plazo indicado en la política de privacidad. La conservación documental del personal, con los plazos que la ley impone al Cliente como empleador, sigue siendo responsabilidad del Cliente y se realiza fuera de la Plataforma: el Cliente descarga los documentos que necesite dentro de ese plazo.

6. Facturación, renovación y baja

1. Fórmulas. El plan Starter es gratuito y no conlleva facturación. Para los planes de pago el Cliente elige entre dos fórmulas de pago: la fórmula mensual, pagada un mes cada vez y por adelantado, y la fórmula anual, pagada en un único pago anticipado por los doce meses, a un precio unitario reducido.

2. Facturación. La contraprestación se calcula por persona empleada activa y mes. En la fórmula mensual se factura en cada vencimiento mensual. En la fórmula anual se factura en una única factura, emitida al inicio del período, por el importe total de los doce meses.

3. Renovación. Al vencer el período pagado, mensual o anual, el contrato se renueva automáticamente por un período de igual duración, con el cargo correspondiente en esa misma fecha de vencimiento, salvo baja comunicada por el Cliente antes de dicha fecha.

4. Baja. La baja no conlleva penalización: nunca se debe ningún importe adicional más allá de lo ya pagado o ya devengado. En la fórmula mensual, la baja impide el cargo del mes siguiente y surte efecto al final del mes en curso. En la fórmula anual, la baja impide la renovación automática y surte efecto al final de los doce meses ya pagados por adelantado: el importe abonado por el período completo queda adquirido, sin reembolso de la parte restante no disfrutada, y no se solicita al Cliente ningún importe adicional.

5. Cambio de plan. Las mejoras y reducciones de plan son posibles en cualquier momento.

6. Fin del Período de prueba. Al terminar el Período de prueba, si el Cliente no activa un plan de pago, el entorno no se desactiva y los datos no se borran: cesan las funcionalidades de los planes de pago y la organización continúa en el plan Starter gratuito, con el límite de personas empleadas que le corresponde. Las personas usuarias ya presentes por encima de ese límite no se desactivan: lo que se impide es añadir nuevas personas usuarias hasta que el número vuelva a estar dentro del límite.

7. Tras la finalización. Los datos siguen siendo exportables durante 30 días tras la finalización del contrato. Transcurrido ese plazo el Proveedor procede conforme al artículo 10 del acuerdo de encargo, que regula la supresión o la devolución de los datos.

7. Niveles de servicio y limitaciones de responsabilidad

El servicio se presta «tal cual», con el compromiso comercialmente razonable de mantenerlo disponible y seguro. Dentro de los límites legales, la responsabilidad total del Proveedor se limita a lo abonado por el Cliente en los 12 meses anteriores al hecho. Nada excluye la responsabilidad por dolo o culpa grave.

Los contenidos generados por inteligencia artificial tienen finalidad informativa y no sustituyen las valoraciones jurídicas o de gestión del Cliente.

Las limitaciones de este artículo no se aplican a las obligaciones del acuerdo de encargo en la medida en que ello sea imperativo por ley, según prevé el artículo 13 de dicho acuerdo.

8. Inteligencia artificial y límites de uso de los informes

1. Cómo funciona la plataforma. El cálculo de los saldos, la aplicación de los flujos de aprobación, las exportaciones y todas las tablas y gráficos de los informes se producen mediante procesamiento determinista. Solo una parte del servicio emplea un modelo de inteligencia artificial: el comentario descriptivo que aparece al final de los informes. Dicho comentario se genera automáticamente, no lo revisa una persona antes de aparecer en el informe y se identifica como tal con una etiqueta visible y con un marcado técnico en los metadatos del documento.

2. Qué no hace el modelo. El modelo de inteligencia artificial no recibe nombres, identificadores, direcciones de correo electrónico ni datos referidos a personas concretas: recibe exclusivamente magnitudes agregadas. No aprueba ni rechaza solicitudes, no calcula saldos, no evalúa ni clasifica a las personas y no formula recomendaciones.

3. Límites de uso. El Cliente se obliga a no utilizar los informes, y en particular los datos referidos a personas concretas que contienen, para evaluar, clasificar, comparar o monitorizar el rendimiento o la conducta de su personal, ni para fundamentar decisiones relativas a contratación, promoción, asignación de tareas, condiciones económicas, medidas disciplinarias o extinción de la relación laboral.

4. Consecuencias de un uso distinto. El Cliente reconoce que la plataforma está diseñada y puesta a disposición para la gestión administrativa de las ausencias y que, en razón de esa finalidad, no se encuentra entre los sistemas de alto riesgo del Anexo III del Reglamento (UE) 2024/1689. Si el Cliente la emplea para las finalidades excluidas en el punto 3, conforme al artículo 25, apartado 1, letra c, de dicho reglamento el Cliente adquiere la condición de proveedor del sistema de alto riesgo, con las obligaciones que de ello se derivan, quedando excluida en tal caso toda responsabilidad del Proveedor por ese uso distinto.

5. Obligaciones del Cliente como empleador. El Cliente es responsable del tratamiento de los datos de su personal y está sujeto a las obligaciones que de ello derivan, entre ellas la información a las personas interesadas y, cuando concurran los presupuestos, las obligaciones previstas en el artículo 4 de la ley italiana 300/1970 y en el artículo 1 bis del decreto legislativo italiano 152/1997 en materia de instrumentos de los que se derive la posibilidad de control a distancia de la actividad de las personas trabajadoras y de sistemas automatizados de decisión o monitorización. El Proveedor pone a disposición la documentación técnica necesaria para esas valoraciones.

6. Modificaciones de la función. Las instrucciones que emplea el modelo están versionadas. Toda modificación que altere su comportamiento se comunica al Cliente con la actualización de las instrucciones de uso.

9. Tratamiento de los datos del personal del Cliente

1. Roles. El Cliente es responsable del tratamiento de los datos personales de su personal y colaboradores introducidos en la plataforma. El Proveedor trata dichos datos por cuenta del Cliente en calidad de encargado del tratamiento conforme al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679.

2. Acuerdo de encargo. El tratamiento se rige por el acuerdo de encargo del tratamiento, disponible en leavepilot.app/legal/dpa, que constituye parte integrante y esencial de las presentes Condiciones. Al aceptar estas Condiciones el Cliente acepta al mismo tiempo el acuerdo de encargo en la versión vigente en el momento de la aceptación, indicada en esa misma página y registrada por el Proveedor.

3. Forma. Las partes hacen constar que la aceptación prestada de este modo satisface el requisito de forma escrita previsto en el artículo 28, apartado 9, del Reglamento, que admite expresamente el formato electrónico, y que no es necesaria por tanto ninguna firma adicional. Las modalidades del registro y de la certificación son las del artículo 3.

4. Modificaciones. El Proveedor comunica al Cliente toda modificación del acuerdo de encargo con una antelación mínima de treinta días, a la dirección de correo electrónico de la persona administradora y mediante aviso en el área de administración. Las modificaciones relativas a los subencargados están sujetas al derecho de oposición previsto en el propio acuerdo. En ausencia de oposición, la nueva versión se aplica al vencer el plazo de preaviso; las versiones anteriores siguen consultables en las direcciones indicadas en la página del acuerdo.

5. Versión firmada. El Cliente que, por sus procedimientos internos, necesite una copia firmada del acuerdo puede solicitarla escribiendo a support@leavepilot.app. La firma no es condición de eficacia del acuerdo, que ya está perfeccionado conforme al punto 3.

10. Propiedad intelectual

La plataforma, la marca LeavePilot y sus contenidos siguen siendo propiedad del Proveedor. Los datos introducidos por el Cliente siguen siendo del Cliente, que concede al Proveedor la licencia necesaria para prestar el servicio.

El Proveedor utiliza el nombre o el logotipo del Cliente como referencia solo con su consentimiento explícito, revocable en cualquier momento.

Las sugerencias y avisos del Cliente pueden emplearse para mejorar el servicio, sin obligación de compensación y sin que el Cliente ceda derechos sobre sus propios materiales.

11. Confidencialidad

1. Información confidencial. Es confidencial la información comercial, técnica y económica no pública que las partes intercambian en el marco de la relación, incluidas las condiciones económicas aplicadas.

2. Obligación. Cada parte emplea la información confidencial de la otra únicamente para la ejecución del contrato, no la divulga a terceros y la protege con la diligencia que reserva a la propia.

3. Excepciones. La obligación no se aplica a la información que es pública o pasa a serlo sin incumplimiento de la parte receptora, a la ya conocida legítimamente por la parte receptora antes de la comunicación, a la recibida de un tercero legitimado para comunicarla y a la que deba divulgarse por obligación legal o por orden de una autoridad. En este último caso la parte obligada avisa previamente a la otra, siempre que ello esté permitido.

4. Duración. La obligación rige durante toda la relación y durante los 5 años siguientes.

5. Datos personales. Los datos personales del personal y de los colaboradores del Cliente no se rigen por este artículo sino por el acuerdo de encargo, cuyas obligaciones de confidencialidad siguen vigentes tras la finalización.

12. Indemnidad

1. Indemnidad del Cliente. El Cliente mantiene indemne al Proveedor frente a las reclamaciones de terceros, y frente a los costes razonables de defensa que de ellas deriven, fundadas en un uso ilícito de la Plataforma, en el incumplimiento de las presentes Condiciones o en la vulneración de derechos de terceros cometida a través de su cuenta o por sus personas usuarias.

2. Condiciones. El Proveedor informa al Cliente de la reclamación sin dilación indebida, no la resuelve por vía transaccional sin el consentimiento del Cliente y le permite participar en la defensa.

3. Reciprocidad. El Proveedor responde ante el Cliente de los daños causados por su propio incumplimiento, dentro de los límites del artículo 7 y, para el tratamiento de datos personales, conforme al artículo 13 del acuerdo de encargo.

13. Fuerza mayor

Ninguna parte responde del incumplimiento debido a hechos fuera de su control razonable, entre ellos catástrofes naturales, guerras, actos terroristas, medidas de autoridad e indisponibilidad generalizada de las redes de comunicación o de los proveedores de infraestructura.

La parte afectada avisa a la otra sin dilación indebida y reanuda el cumplimiento en cuanto sea posible. Si el impedimento se prolonga más de 30 días consecutivos, cualquiera de las partes puede desistir del contrato sin cargas, mediante comunicación escrita a la otra.

14. Cesión

El Proveedor puede ceder el contrato en el marco de una transmisión o aportación de empresa, o de la rama de empresa relativa al servicio, comunicándolo al Cliente. El Cliente puede ceder el contrato solo con el consentimiento escrito del Proveedor.

15. Modificaciones de las Condiciones

El Proveedor comunica toda modificación de las presentes Condiciones con una antelación mínima de 30 días, a la dirección de correo electrónico de la persona administradora y mediante aviso en la Plataforma.

El Cliente que no desee aceptar la nueva versión puede desistir sin cargas, con efecto desde la fecha de eficacia de la modificación. El uso de la Plataforma después de esa fecha equivale a aceptación.

Las versiones anteriores no se retiran: cada una sigue publicada en su propia dirección, listada al pie de la página del documento y reconocible por su propia huella. El Cliente puede además descargar en cualquier momento, desde el área de administración, la certificación que reproduce el texto de la versión que aceptó.

Las modificaciones relativas al acuerdo de encargo siguen el artículo 9 punto 4.

16. Duración, suspensión y supervivencia

1. Duración. El contrato tiene la duración del plan elegido y se renueva conforme al artículo 6.

2. Suspensión por impago. En caso de impago el Proveedor puede suspender el acceso a la Plataforma transcurridos 15 días desde un requerimiento escrito sin respuesta. La suspensión no extingue la deuda y sobre los importes vencidos se devengan los intereses de demora previstos en el decreto legislativo italiano 231/2002. El acceso se restablece con el pago.

3. Supervivencia. A la finalización del contrato, por cualquier causa, sobreviven los artículos 7 (niveles de servicio y limitaciones de responsabilidad), 8 (límites de uso de los informes), 10 (propiedad intelectual), 11 (confidencialidad) y 17 (ley aplicable y jurisdicción), además de las obligaciones de pago ya devengadas.

4. Datos tras la finalización. Los datos siguen siendo exportables durante 30 días tras la finalización, conforme al artículo 6 punto 7.

17. Ley aplicable y jurisdicción

Las presentes Condiciones se rigen por la ley italiana.

Para los clientes que actúan en el ejercicio de una actividad empresarial, comercial, artesanal o profesional es competente en exclusiva el fuero del lugar donde el Proveedor tiene su domicilio.

Para las personas consumidoras se mantienen las protecciones irrenunciables de la ley, incluida la competencia del juzgado del lugar de residencia o domicilio electivo.

18. Disposiciones varias

1. Nulidad parcial. La eventual nulidad o ineficacia de una cláusula no afecta a las demás, que siguen siendo válidas y eficaces.

2. Tolerancia. La tolerancia de un incumplimiento no equivale a renuncia a hacerlo valer más adelante.

3. Acuerdo íntegro. Las presentes Condiciones y los documentos en ellas referidos constituyen el acuerdo íntegro entre las partes sobre la materia que regulan y sustituyen todo entendimiento anterior.

4. Comunicaciones. Las comunicaciones formales se efectúan por escrito: al Cliente en la dirección de correo electrónico de la persona administradora registrada en la Plataforma; al Proveedor en la dirección de correo electrónico certificado indicada en el artículo 1.

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¿Dudas sobre las condiciones? Escribe a support@leavepilot.app.