Dati, privacy e conservazione
Dove sono i dati, per quanto tempo vengono conservati, come sono protetti i certificati medici, cosa succede quando si elimina una persona, l'uso dell'intelligenza artificiale, le misurazioni e i cookie.
Questa pagina riassume in modo pratico ciò che i documenti legali stabiliscono. In caso di dubbio fanno fede l'Informativa privacy e l'Accordo di nomina.
La pagina pubblica Sicurezza e fiducia raccoglie in un posto solo quello che di solito viene chiesto durante una verifica: dove sono i dati, quali misure di sicurezza sono applicate, come viene usata l'intelligenza artificiale, i documenti legali e l'elenco dei fornitori, più dodici domande frequenti su accesso, esportazione, cancellazione e modifiche ai documenti. È pubblica e non serve essere autenticati: puoi mandarne il collegamento a chi nella tua azienda deve valutare la piattaforma.
Dove sono i dati
- La base di dati di ogni organizzazione è separata e si trova nell'Unione Europea (regione di Francoforte).
- L'applicazione, l'invio delle email e il commento dei report con l'intelligenza artificiale usano fornitori con sede negli Stati Uniti, sulla base delle clausole contrattuali tipo dell'Unione Europea. L'elenco completo, con funzione e luogo di ciascuno, è nella pagina dei Sub responsabili.
Chi è il titolare
L'azienda che usa LeavePilot è il titolare dei dati dei propri dipendenti; LeavePilot li tratta per suo conto come responsabile, secondo l'Accordo di nomina accettato dall'amministratore. Le richieste delle persone sui propri dati (accesso, rettifica, cancellazione) vanno rivolte all'azienda; se arrivano a LeavePilot vengono trasmesse all'azienda entro cinque giorni lavorativi.
Quanto tempo restano i dati
| Dato | Conservazione |
|---|---|
| Account, richieste, saldi, dipartimenti | per la durata del contratto; restano esportabili per 30 giorni dopo la cessazione |
| Certificati medici | 12 mesi dal caricamento, poi cancellati automaticamente; cancellati subito se si elimina la richiesta o la persona |
| Registro degli accessi (accessi riusciti e falliti, blocchi) | 12 mesi |
| Registro delle generazioni dei report AI (senza il testo prodotto) | 24 mesi |
| Iscrizioni non concluse di nuove organizzazioni | 30 giorni (l'impronta della password dopo 24 ore) |
I certificati medici
Sono dati sanitari e vengono trattati con cura particolare:
- il file viene cifrato prima di essere conservato;
- lo possono scaricare solo gli amministratori e la persona che l'ha caricato;
- resta disponibile 12 mesi, poi viene cancellato con una pulizia mensile;
- viene cancellato subito con la richiesta a cui è allegato o con la persona;
- il modulo di richiesta ricorda di caricare l'attestato con protocollo e date, non il certificato con la diagnosi.
Quando si elimina una persona
L'amministratore può eliminare un account dalla sezione Dipendenti: vengono cancellati i dati personali, tutte le richieste, i certificati medici (file compresi) e la foto. Le voci del registro delle operazioni restano. In alternativa può disattivare l'account, conservando la storia. Vedi Gestione dipendenti.
Esportare i dati
Gli amministratori esportano i dati dell'organizzazione in PDF ed Excel dalla sezione Report. Non esiste un'esportazione self-service per il singolo dipendente: la persona la chiede alla propria azienda.
Se il contratto si chiude, i dati restano recuperabili per 30 giorni. Finché l'accesso è ancora attivo, il modo più rapido è esportare tutto da Report scegliendo il periodo Dall'Inizio e il formato Entrambi - Pacchetto Completo. Se l'accesso non è più disponibile, scrivi a support@leavepilot.app entro i 30 giorni indicando l'indirizzo del tuo spazio di lavoro: dopo quel termine i dati vengono cancellati e non sono più recuperabili.
L'intelligenza artificiale
L'unico uso dell'intelligenza artificiale è il commento nel report AI, disponibile nel piano Business e generato su richiesta dell'amministratore. Il modello riceve solo numeri aggregati del periodo, mai nomi, email o dati di una singola persona; i reparti con meno di tre persone vengono accorpati o omessi; il testo generato viene scartato se cita una persona o formula giudizi o raccomandazioni. I dati non vengono usati per addestrare modelli. Il documento prodotto è etichettato come generato automaticamente. Le regole complete sono nelle Istruzioni per l'uso dell'IA.
Misurazioni e cookie
- Sul sito pubblico (landing, iscrizione, documenti legali, questa guida) alla prima visita compare il banner Prima del decollo, i cookie, con Accetta tutti, Rifiuta tutti e Personalizza. Le categorie sono tre: Necessari, sempre attivi perché il sito senza non funziona; Misurazione, che governa le statistiche di visita; Marketing, predisposta ma oggi inattiva. Senza consenso alla Misurazione nessuna statistica viene raccolta. La scelta si cambia in ogni momento dal collegamento Preferenze cookie nel piè di pagina, che riapre il pannello con Salva preferenze.
- Nell'applicazione vengono usati solo cookie tecnici e non c'è banner. La raccolta di eventi tecnici, se attiva, non scrive nulla sul dispositivo, non registra email o nomi (vengono sostituiti da impronte o rimossi) e maschera i campi di testo. Un'organizzazione può chiederne la disattivazione per i propri utenti scrivendo all'assistenza.
Le email
Le email operative partono dal servizio della piattaforma oppure, se l'amministratore lo ha configurato, dal servizio di posta dell'azienda. Contengono i dati necessari (nome, date, stato) e mai i certificati medici.