LeavePilot: instrucciones de uso

Documento entregado por el proveedor a la empresa usuaria Versión: 1.0 del 11 de agosto de 2026 Sistema: LeavePilot, función de generación de los informes de síntesis Proveedor: MAXYMIZE BUSINESS DI GIURASTANTE ROMANO MAXIMILIAN, Via Delle Valli 57, 66010 Canosa Sannita (CH), Italia, NIF/IVA IT02747200695, info@maxymizebusiness.com

Este documento describe qué hace la función de comentario automático de los informes, qué no hace, qué límites tiene y quién debe verificar su resultado. Está redactado siguiendo el modelo del artículo 13 del Reglamento (UE) 2024/1689, que lo impone a los sistemas de alto riesgo: LeavePilot no pertenece a esa categoría, por las razones indicadas en el apartado 3, y estas instrucciones se facilitan igualmente porque la distinción depende de cómo se use el sistema, y quien lo usa debe poder saber dónde está la frontera.

La versión italiana da fe / La versione italiana fa fede.

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1. Qué hace el sistema

LeavePilot gestiona solicitudes de vacaciones, permisos por horas y trabajo en remoto. El cálculo de los saldos, la aplicación de los flujos de aprobación, las exportaciones para nóminas y todas las tablas y gráficos de los informes se producen mediante código determinista: con los mismos datos de entrada, el resultado es siempre el mismo y es verificable.

Solo una parte del producto emplea un modelo de inteligencia artificial: el comentario descriptivo que aparece al final del informe. Recibe un conjunto de magnitudes agregadas ya calculadas y las describe en pocas frases.

2. Qué no hace el sistema

El modelo de inteligencia artificial:

• no recibe datos que identifiquen a una persona. El texto que se le envía contiene recuentos, medias, distribuciones por tramos de utilización y agregados por departamento. No contiene nombres, apellidos, direcciones de correo electrónico ni identificadores internos, ni filas referidas a una persona concreta, ni valores mínimos o máximos individuales. Los departamentos con menos de tres personas no figuran como entrada propia, porque un grupo tan pequeño identificaría a quienes lo integran aun sin nombrarlos;
• no aprueba ni rechaza solicitudes. Las decisiones sobre las solicitudes de ausencia siguen correspondiendo íntegramente a las personas de la empresa;
• no calcula saldos, días restantes ni devengos. Esas cifras proceden del código determinista y son verificables;
• no evalúa, no clasifica y no puntúa a las personas;
• no formula hipótesis sobre bienestar, motivación, fatiga o clima laboral, ni atribuye causas a las diferencias observadas;
• no recomienda acciones sobre personas, grupos o departamentos.

Estas exclusiones no se confían a una instrucción dada al modelo: las dos primeras están garantizadas por el hecho de que los datos no le llegan, las demás por un control automático que descarta el texto antes de que entre en el informe si contiene un nombre presente en los datos, un término referido a estados personales o un verbo de recomendación. El texto descartado no se corrige ni se vuelve a generar: el informe se emite sin comentario.

3. Finalidad prevista y límites de uso

Finalidad prevista: gestión administrativa de las ausencias. El comentario descriptivo sirve para hacer legible un conjunto de cifras, no para apoyar decisiones sobre las personas.

Uso no conforme. El informe, y en particular la tabla nominativa que recoge los días por persona, no debe utilizarse para evaluar, clasificar, comparar o monitorizar el rendimiento o la conducta de personas concretas, ni para fundamentar decisiones sobre promociones, asignación de tareas, condiciones económicas o extinción de la relación laboral.

El motivo no es una cautela formal. El Anexo III del Reglamento (UE) 2024/1689, área 4 letra b, clasifica como de alto riesgo los sistemas destinados a monitorizar y evaluar el rendimiento y el comportamiento de las personas en las relaciones laborales. LeavePilot queda fuera de esa categoría porque su finalidad es administrativa y el texto generado no evalúa a nadie. Si la empresa usuaria lo emplea con ese fin, conforme al artículo 25, apartado 1, letra c, del mismo reglamento es la empresa la que pasa a ser proveedora del sistema de alto riesgo, con todas las obligaciones que ello conlleva: gestión del riesgo, documentación técnica, registro de eventos, supervisión humana diseñada, evaluación de la conformidad y marcado CE.

4. Una obligación que corresponde a la empresa empleadora

Este punto no afecta al proveedor y se señala para que la empresa usuaria pueda valorarlo con sus propios asesores.

En Italia, el artículo 4 del Estatuto de los Trabajadores somete los instrumentos de los que se derive la posibilidad de control a distancia de la actividad laboral a acuerdo sindical o autorización de la Inspección de Trabajo. El segundo párrafo excluye de esa obligación los instrumentos utilizados para realizar la prestación y los de registro de accesos y presencias, categoría en la que razonablemente se encuadra la gestión de las solicitudes de ausencia.

El tratamiento que produce medidas por persona, como el porcentaje de utilización individual del informe, es sin embargo una operación adicional al simple registro. Si la empresa pretende utilizarla, conviene que verifique su propia posición respecto a esa norma y a las obligaciones de información hacia el personal y la representación sindical previstas en el artículo 1 bis del decreto legislativo italiano 152/1997.

5. Exactitud y límites conocidos

El comentario describe fielmente los datos que recibe, incluidos los erróneos. Si un dato de entrada es incoherente, el comentario lo señala como anomalía pero no lo corrige. El informe contiene un bloque de verificación de la calidad del dato que cuenta los casos anómalos recurrentes: personas con días registrados por encima del cupo disponible, personas sin cupo configurado, solicitudes sin tipo. Esos recuentos indican anomalías en los datos registrados, no comportamientos de las personas.

El comentario puede no aparecer. Ocurre en tres casos, todos previstos: el proveedor del modelo no responde, el texto producido se descarta en el control automático, o la función está desactivada. En los tres el informe se emite completo con tablas y gráficos, sin la sola sección de comentario. La ausencia del comentario no indica un problema en los datos.

El comentario se genera automáticamente y no lo revisa una persona antes de su publicación en el informe. Se identifica como tal en el propio informe, con una etiqueta visible y con un marcado técnico en los metadatos del documento, conforme al artículo 50, apartado 2, del Reglamento (UE) 2024/1689.

6. Supervisión humana

El sistema no necesita supervisión para funcionar, porque no toma decisiones. Exige sin embargo que la empresa usuaria:

• designe a una persona responsable de leer los informes antes de que se utilicen como base de cualquier comunicación o decisión;
• verifique los datos anómalos señalados en el bloque de calidad del dato en lugar de considerarlos marginales;
• comunique al proveedor, en la dirección indicada al comienzo de este documento, todo contenido del comentario que resulte erróneo, inadecuado o referido a personas.

7. Trazabilidad

Todo informe que contenga un comentario generado recoge, en sus propios metadatos, el modelo que lo ha producido y la versión de las instrucciones empleadas. Un informe sin comentario no recoge nada, porque no hay nada que atribuir. Esta información permite reconstruir cómo se produjo un texto discutido incluso mucho tiempo después.

8. Proveedor del modelo

El texto del comentario lo produce un modelo de Anthropic, invocado directamente y sin intermediarios. Ningún otro proveedor puede atender esa llamada: si el proveedor indicado no está disponible, el informe se emite sin comentario. Anthropic figura como subencargada del tratamiento en el acuerdo de encargo, donde se indican también la región de tratamiento y los plazos de conservación declarados.

9. Modificaciones

Las instrucciones que emplea el sistema están versionadas. Toda modificación que cambie su comportamiento conlleva la actualización de este documento y su comunicación a la empresa usuaria.

Próxima revisión programada: 11 de agosto de 2027.