Approvare le richieste del team
Per il manager di dipartimento: quando la scheda Richieste Team è disponibile, che cosa mostra, come si approva o si rifiuta e quali regole applica la piattaforma.
Se un amministratore ti ha indicato come Manager di uno o più dipartimenti, nella tua area compare la scheda Richieste Team. Da qui approvi o rifiuti le richieste delle persone dei tuoi dipartimenti.
Quando puoi approvare
Puoi decidere una richiesta solo se, in Approvazione delle richieste, l'organizzazione ha scelto la modalità Amministratore e manager di dipartimento. Con le altre modalità la scheda mostra le richieste del team, ma ogni decisione spetta agli amministratori: se provi, l'azione non ha effetto, la finestra si chiude e la richiesta resta In attesa, senza messaggio.
Le regole che la piattaforma applica a ogni decisione:
- non puoi decidere le tue richieste, in nessun caso;
- puoi decidere solo le richieste di persone assegnate a un dipartimento di cui sei manager; per una persona senza dipartimento decide un amministratore;
- devi avere un account attivo.
In questa modalità ricevi anche l'email Nuova richiesta {tipo} da {nome} per ogni richiesta delle persone del tuo dipartimento.
Che cosa mostra la scheda
Il titolo è Richieste Team, con la riga Dipartimenti gestiti: {nomi}. Sotto trovi la stessa vista che usano gli amministratori:
- l'intestazione Gestione Richieste di Ferie con {n} richieste totali • {n} in attesa • {n} approvate e il pulsante Aggiorna;
- quattro contatori: in attesa, approvate, rifiutate, totali;
- la ricerca Cerca una richiesta per nome o dipartimento;
- i filtri di stato (Tutti gli stati, In attesa, Approvata, Rifiutata) e di tipo (Tutti i tipi, Ferie, Malattia, Personale, Smart Working);
- la tabella con Dipendente, Richiesta (data di invio), Periodo, Giorni, Tipo, Stato, Azioni, ordinabile dalle intestazioni.
L'elenco comprende tutte le richieste, in ogni stato, delle persone dei tuoi dipartimenti, più le tue e le assenze approvate di tutti i colleghi dell'organizzazione, qualunque sia la visibilità scelta dall'amministratore. Sul telefono ogni richiesta è una scheda che si apre nel dettaglio.
Approvare
Sulla riga di una richiesta In attesa premi l'icona verde (Approva richiesta). Nella finestra Approva Richiesta di Ferie puoi scrivere un Messaggio (opzionale), che la persona leggerà nell'email di conferma. Premi Approva Richiesta.
La richiesta diventa Approvata, i giorni vengono registrati sul saldo della persona e parte l'email di approvazione.
Rifiutare
Premi l'icona rossa (Rifiuta richiesta). Nella finestra Rifiuta Richiesta di Ferie puoi indicare una Motivazione (opzionale), che comparirà nell'email e nello storico della persona. Premi Rifiuta Richiesta.
Cambiare una decisione già presa
Su una richiesta Approvata resta l'icona rossa (Cambia stato ad rifiutata), su una Rifiutata l'icona verde. Si apre Conferma Cambio Stato Richiesta, con il riepilogo e un avviso: Stai per modificare lo stato di una richiesta già processata. Se rifiuti una richiesta approvata, i giorni tornano disponibili alla persona; se approvi una richiesta rifiutata, vengono scalati. La persona riceve l'email della nuova decisione.
Più richieste insieme
Selezionando più righe con le caselle compare la barra con Approva Selezionate e Rifiuta Selezionate. Le azioni partono subito, senza finestra di conferma, e ogni persona riceve la propria email. Il rifiuto multiplo non consente una motivazione: nello storico compare Nessuna motivazione è stata fornita.
Il dettaglio di una richiesta
L'icona con i tre puntini (o il tocco della scheda sul telefono) apre Dettagli Richiesta di Ferie: nome, dipartimento, Periodo, Giorni lavorativi, Tipo, Stato, Data richiesta, Note e, per la malattia, la sezione Certificato Medico con l'impegno preso o l'indicazione del file caricato.
Il pulsante Scarica del certificato compare anche a te, ma per un manager risponde Errore nel download del certificato: il file lo può scaricare solo un amministratore, o la persona che lo ha caricato.
Le tue richieste
Le tue richieste seguono l'impostazione Ferie manager di dipartimento: nascono in attesa di un amministratore, oppure già approvate se l'organizzazione ha scelto l'approvazione automatica per i manager.