Documenti: certificati medici

La sezione Documenti (#documenti) contiene esclusivamente i certificati medici che le persone hanno allegato alle richieste di malattia. LeavePilot non gestisce altri documenti del personale.

Come funziona la conservazione

Il pulsante Come funziona la conservazione apre il testo che spiega la regola: LeavePilot trasmette i certificati, non li conserva a tempo indeterminato. Ogni certificato resta disponibile per 12 mesi dal caricamento, poi viene cancellato automaticamente (la pulizia gira il primo giorno di ogni mese). La conservazione dei documenti del personale resta di competenza dell'azienda: scarica per tempo quelli che ti servono.

I file sono cifrati sul server e vengono cancellati anche quando si elimina la richiesta a cui sono allegati o la persona che li ha caricati.

Lo spazio occupato

In alto, il riepilogo {n} documenti totali e {usato} / 100 GB ({percentuale}%). Superato l'80% compare Avviso Storage, oltre il 95% Storage Critico e al 100% Storage Pieno: elimina i documenti già scaricati per liberare spazio.

Oltre agli avvisi a schermo, quando un caricamento porta lo spazio occupato oltre l'80% tutti gli amministratori attivi ricevono l'email Avviso Quota Storage (oltre il 95%, CRITICO: Quota Storage Superata), con la percentuale raggiunta e il riepilogo dello spazio. La cancellazione dei certificati scaduti, invece, avviene in silenzio.

L'elenco

Le colonne Tipo (icona PDF o immagine), Nome File, Dimensione, Data Caricamento, Caricato da (nome ed email) e Azioni (scarica, elimina). Le intestazioni Nome File, Dimensione, Data Caricamento e Caricato da ordinano l'elenco, ricaricandolo dal server: l'ordine vale su tutti i documenti, non solo su quelli a schermo. Sul telefono ogni documento è una scheda.

Non ci sono una casella di ricerca né filtri: per trovare il certificato di una persona ordina per Caricato da, oppure apri la sua richiesta di malattia dalla sezione Richieste e scarica il file da lì.

Quando mancano al massimo 60 giorni alla cancellazione automatica, accanto alla data compare Cancellazione automatica tra {n} giorni (oppure domani, imminente).

Se non c'è nulla: Nessun documento caricato, «I certificati compaiono qui quando un dipendente ne allega uno a un'assenza per malattia».

Scaricare

Il pulsante di scaricamento salva il file con il nome originale. Solo gli amministratori e la persona che ha caricato il file possono scaricarlo; i manager di dipartimento no.

Lo stesso file si scarica anche dal dettaglio della richiesta in Gestione richieste.

Eliminare

• Il cestino su un documento lo elimina subito, senza conferma.
• Selezionando più documenti compare {n} selezionati con Elimina selezionati, che chiede conferma.

L'eliminazione cancella il file cifrato e la sua registrazione; la richiesta di malattia resta.

Che cosa vede la persona

Chi ha caricato un certificato ne vede la scelta (file caricato o impegno a inviarlo) nel dettaglio della propria richiesta. Non ha una sezione documenti nella propria area.