Accordo di nomina a responsabile del trattamento

Articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 Servizio: LeavePilot Versione del modello: 3.0 del 12 agosto 2026

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Parti

Il presente Accordo è concluso fra:

MAXYMIZE BUSINESS DI GIURASTANTE ROMANO MAXIMILIAN, con sede in Via Delle Valli 57, 66010 Canosa Sannita (CH), codice fiscale e partita IVA IT02747200695, di seguito il Responsabile;

e

l'organizzazione che accetta il presente Accordo attraverso la piattaforma LeavePilot, di seguito il Titolare, identificata dalla denominazione e dai dati inseriti in fase di registrazione e dagli estremi dell'accettazione registrati dal Responsabile ai sensi dell'articolo 15.

Premesso che

a) il Titolare utilizza il servizio LeavePilot per la gestione delle richieste di ferie, permessi orari e smart working dei propri dipendenti e collaboratori;

b) il Responsabile ha sviluppato il servizio, ne cura la manutenzione e ne gestisce l'infrastruttura, trattando per conto del Titolare i dati personali necessari al funzionamento;

c) le parti intendono disciplinare tale trattamento ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679, di seguito il Regolamento;

d) il presente Accordo è concluso in forma elettronica ai sensi dell'articolo 28 paragrafo 9 del Regolamento, che ammette espressamente tale forma, mediante l'accettazione prestata dal Titolare secondo le modalità dell'articolo 15;

si conviene quanto segue.

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Articolo 1 — Oggetto e ruoli

1.1 Il Titolare determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati dei propri dipendenti e collaboratori e nomina il Responsabile per le operazioni descritte nell'Allegato A.

1.2 Il Responsabile tratta i dati esclusivamente per l'erogazione del servizio e non per finalità proprie. In particolare non utilizza i dati del Titolare per sviluppare o migliorare prodotti, per finalità statistiche autonome o commerciali, né per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

1.3 Il Responsabile dichiara di offrire garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate, ai sensi dell'articolo 28 paragrafo 1 del Regolamento.

Articolo 2 — Durata

2.1 Il presente accordo ha efficacia dalla data di sottoscrizione e per tutta la durata del contratto di servizio, cessando automaticamente con esso.

2.2 Gli obblighi di riservatezza restano in vigore anche dopo la cessazione.

Articolo 3 — Istruzioni documentate

3.1 Il Responsabile tratta i dati soltanto su istruzione documentata del Titolare. Costituiscono istruzione documentata il presente accordo, il contratto di servizio e le istruzioni per l'uso consegnate al Titolare.

3.2 Ove il Responsabile sia tenuto a un trattamento in forza di un obbligo di legge, ne informa il Titolare prima di procedere, salvo che la legge lo vieti per motivi di interesse pubblico rilevante.

3.3 Il Responsabile informa immediatamente il Titolare qualora ritenga che un'istruzione ricevuta violi il Regolamento o altre disposizioni sulla protezione dei dati.

Articolo 4 — Riservatezza

4.1 Le persone autorizzate al trattamento sono vincolate a un obbligo di riservatezza, contrattuale o legale.

4.2 Alla data di sottoscrizione il perimetro delle persone autorizzate coincide con il titolare dell'impresa individuale Responsabile. Ogni ampliamento è comunicato al Titolare, e le nuove persone sono autorizzate e istruite prima di accedere ai dati.

Articolo 5 — Misure di sicurezza

5.1 Il Responsabile adotta le misure tecniche e organizzative descritte nell'Allegato B, adeguate al rischio ai sensi dell'articolo 32 del Regolamento.

5.2 Le misure possono essere aggiornate purché il livello di sicurezza non sia ridotto. Le modifiche significative sono comunicate al Titolare.

Articolo 6 — Sub responsabili

6.1 Il Titolare autorizza il ricorso ai sub responsabili elencati nell'Allegato C, che riporta per ciascuno la denominazione, la funzione svolta, il luogo di trattamento e la base giuridica dell'eventuale trasferimento fuori dallo Spazio economico europeo.

6.2 Il Responsabile informa il Titolare con almeno trenta giorni di preavviso di ogni intenzione di aggiungere o sostituire un sub responsabile. Entro tale termine il Titolare può opporsi per motivi ragionevoli e documentati; in caso di opposizione le parti ricercano una soluzione alternativa e, ove non sia possibile, il Titolare può recedere dal contratto di servizio senza oneri.

6.3 Il Responsabile impone a ciascun sub responsabile, mediante contratto, obblighi di protezione dei dati non meno onerosi di quelli del presente accordo, e risponde nei confronti del Titolare dell'inadempimento dei propri sub responsabili.

6.4 Il sub responsabile che elabora il testo di commento dei report è unico e determinato in anticipo. Il servizio non ricorre a intermediari di instradamento né a catene di ripiego verso fornitori alternativi: se il fornitore indicato nell'Allegato C non è disponibile, il report viene prodotto senza la sezione di commento.

Articolo 7 — Diritti degli interessati

7.1 Il Responsabile assiste il Titolare, con misure tecniche e organizzative adeguate, nel dare seguito alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati.

7.2 Il Responsabile che riceva direttamente una richiesta da un interessato non vi dà seguito autonomamente e la trasmette al Titolare entro cinque giorni lavorativi.

Articolo 8 — Assistenza al Titolare

8.1 Il Responsabile assiste il Titolare nel garantire il rispetto degli obblighi di cui agli articoli da 32 a 36 del Regolamento, tenuto conto della natura del trattamento e delle informazioni a sua disposizione.

8.2 Su richiesta, il Responsabile fornisce le informazioni tecniche necessarie a una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e alla valutazione degli adempimenti previsti dall'articolo 4 della legge 300/1970 e dall'articolo 1 bis del decreto legislativo 152/1997.

Articolo 9 — Violazioni dei dati personali

9.1 Il Responsabile informa il Titolare senza ingiustificato ritardo e comunque entro ventiquattro ore dal momento in cui viene a conoscenza di una violazione di dati personali.

9.2 La comunicazione descrive la natura della violazione, le categorie e il numero approssimativo di interessati e di registrazioni coinvolti, le conseguenze probabili e le misure adottate o proposte.

9.3 Le notifiche all'autorità di controllo e agli interessati restano di competenza del Titolare.

Articolo 10 — Cancellazione o restituzione

10.1 Alla cessazione del servizio, a scelta del Titolare, il Responsabile cancella i dati oppure li restituisce in formato strutturato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.

10.2 Il Titolare esprime la scelta entro trenta giorni dalla cessazione. In assenza di indicazione, il Responsabile procede alla cancellazione, previo ulteriore avviso.

10.3 Le copie di sicurezza sono cancellate secondo il ciclo ordinario di rotazione descritto nell'Allegato B.

Articolo 11 — Dimostrazione della conformità

11.1 Il Responsabile mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi del presente accordo.

11.2 Il Titolare può svolgere verifiche, direttamente o tramite un incaricato terzo vincolato a riservatezza, con preavviso di almeno quindici giorni, in orario lavorativo, non più di una volta l'anno salvo che a seguito di una violazione. Le verifiche non devono compromettere la sicurezza degli altri clienti del servizio.

Articolo 12 — Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

12.1 I trasferimenti eventuali sono indicati nell'Allegato C con la relativa base giuridica ai sensi del Capo V del Regolamento.

12.2 Il Responsabile non effettua trasferimenti ulteriori senza averne prima informato il Titolare e senza aver individuato una base giuridica adeguata.

Articolo 13 — Responsabilità

13.1 Ciascuna parte risponde dei danni cagionati dal proprio inadempimento secondo l'articolo 82 del Regolamento.

13.2 Le eventuali limitazioni di responsabilità previste dal contratto di servizio non si applicano alle obbligazioni del presente accordo nei limiti in cui ciò sia inderogabile per legge.

Articolo 14 — Legge applicabile e foro

14.1 Il presente accordo è regolato dalla legge italiana.

14.2 Per ogni controversia è competente il foro previsto dai Termini di servizio.

Articolo 15 — Conclusione e prova dell'Accordo

15.1 Il presente Accordo si perfeziona con l'accettazione prestata dal Titolare attraverso la piattaforma, contestualmente all'accettazione dei Termini di servizio, ai sensi dell'articolo 28 paragrafo 9 del Regolamento.

15.2 Il Responsabile registra e conserva, per ciascuna accettazione: identificativo dell'organizzazione, identificativo e indirizzo di posta elettronica della persona che ha accettato, data e ora, identificativo di versione e impronta crittografica del testo accettato. Tale registrazione costituisce prova della conclusione dell'Accordo e del suo contenuto.

15.3 Il Titolare può in ogni momento scaricare dall'area amministrativa un'attestazione riportante il testo dell'Accordo nella versione accettata e gli estremi della propria accettazione.

15.4 La registrazione di cui al punto 15.2 è conservata per la durata del rapporto e per il periodo di prescrizione successivo, anche in caso di cancellazione dell'account, limitatamente ai dati ivi elencati.

15.5 Il Titolare che, per proprie procedure interne, necessiti di una copia sottoscritta dell'Accordo può richiederla al Responsabile. La sottoscrizione non è condizione di efficacia dell'Accordo, che è perfezionato ai sensi del punto 15.1.

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Allegato A — Descrizione del trattamento

Oggetto: gestione delle richieste di assenza dei dipendenti e collaboratori del Titolare.

Natura e finalità: raccolta, registrazione, conservazione, consultazione, elaborazione, estrazione ed esportazione dei dati necessari alla gestione di ferie, permessi orari e smart working, alla produzione dei report e all'esportazione per l'elaborazione delle retribuzioni.

Durata: per la durata del contratto di servizio.

Categorie di interessati: dipendenti e collaboratori del Titolare; persone designate come approvatori o amministratori.

Categorie di dati personali:

• dati identificativi e di contatto: nome, cognome, indirizzo di posta elettronica;
• dati relativi al rapporto di lavoro: reparto o sede di assegnazione, monte ferie e permessi spettanti, saldi;
• dati relativi alle assenze: date di inizio e fine, tipo di assenza, stato della richiesta, eventuale nota inserita dal richiedente;
• dati di accesso e registro delle operazioni.

Categorie particolari di dati, articolo 9 del Regolamento: il servizio consente di registrare assenze per malattia. La sola indicazione del tipo di assenza può costituire un dato relativo alla salute. Il Titolare valuta se abilitare tale tipologia; ove abilitata, il Responsabile applica le misure rafforzate indicate nell'Allegato B e la base giuridica del trattamento è individuata dal Titolare ai sensi dell'articolo 9 paragrafo 2 lettera b del Regolamento.

Trattamento tramite intelligenza artificiale: il testo di commento dei report è prodotto da un modello linguistico che riceve esclusivamente grandezze aggregate. Non riceve nomi, identificativi, indirizzi di posta elettronica, dati riferiti a singoli dipendenti né valori individuali. I reparti composti da meno di tre persone non sono trasmessi come voce autonoma. Il funzionamento è descritto nelle istruzioni per l'uso.

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Allegato B — Misure tecniche e organizzative

Separazione dei dati fra clienti. L'appartenenza all'organizzazione è una condizione strutturale dell'accesso ai dati e non un filtro applicato caso per caso: una richiesta che non identifichi correttamente l'organizzazione non restituisce dati.

Controllo degli accessi. Autenticazione individuale; permessi differenziati per ruolo; nessuna utenza condivisa.

Cifratura. Dati in transito protetti con TLS; dati a riposo cifrati secondo quanto garantito dai fornitori di infrastruttura indicati nell'Allegato C.

Minimizzazione verso il fornitore del modello. I dati inviati al modello linguistico sono aggregati e privi di elementi identificativi, con soglia di riservatezza a tre persone sui gruppi. Il testo prodotto è sottoposto a un controllo automatico che lo scarta se contiene un nome presente nei dati, un riferimento a stati personali o una raccomandazione: il testo scartato non viene corretto né rigenerato.

Tracciabilità. Ogni generazione di commento è registrata con data e ora, organizzazione, periodo richiesto, modello impiegato, versione delle istruzioni ed esito. Il registro non contiene il contenuto del report. Ogni report che contiene un commento generato ne riporta nei metadati il modello e la versione delle istruzioni.

Copie di sicurezza. Copie gestite dal fornitore dell'infrastruttura di base dati secondo il ciclo indicato nell'Allegato C, con rotazione automatica.

Registro delle operazioni. Le operazioni sui dati sono registrate. I registri non contengono nomi di dipendenti.

Conservazione. I dati sono conservati per la durata del contratto. [DA DEFINIRE: termine di conservazione dei report generati e dei registri operativi, con il relativo meccanismo di cancellazione.]

Gestione delle modifiche. Le istruzioni impiegate dal modello sono versionate nel codice sorgente. Ogni modifica è trattata come un rilascio e comunicata al Titolare.

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Allegato C — Sub responsabili autorizzati

Denominazione	Funzione	Luogo di trattamento	Base del trasferimento
Neon Inc.	ospitalità e gestione della base di dati: tutti i dati inseriti nella piattaforma, compresi quelli dei dipendenti del Titolare	Unione europea, regione eu-central-1 (Francoforte). Ogni organizzazione dispone di una base di dati separata	I dati sono conservati nell'Unione europea, ma il fornitore dichiara di riceverne negli Stati Uniti: EU-U.S. Data Privacy Framework, con clausole contrattuali tipo (moduli 2 e 3) in via sussidiaria. Fonte: accordo sul trattamento del fornitore, consultato il 12 agosto 2026
Netlify, Inc.	ospitalità dell'applicazione e delle funzioni che elaborano le richieste; distribuzione dei contenuti statici	Stati Uniti, regione predefinita del fornitore per l'esecuzione delle funzioni; rete di distribuzione con presenza globale	EU-U.S. Data Privacy Framework, con clausole contrattuali tipo (moduli 2 e 3) in via sussidiaria se il Framework non copre il trasferimento o viene invalidato. Fonte: accordo sul trattamento del fornitore del 9 giugno 2026, consultato il 12 agosto 2026
Resend, Inc.	invio delle comunicazioni di servizio ai dipendenti del Titolare: nome e indirizzo di posta elettronica del destinatario e contenuto della comunicazione. Non impiegato quando il Titolare configura un proprio fornitore di posta	Stati Uniti	Clausole contrattuali tipo dell'Unione europea, incorporate nell'accordo del fornitore; il fornitore dichiara inoltre la certificazione EU-U.S. Data Privacy Framework. Fonte: accordo sul trattamento del fornitore del 31 dicembre 2025, consultato il 12 agosto 2026
Anthropic PBC	elaborazione del testo di commento dei report, su dati aggregati e privi di elementi identificativi	Stati Uniti, chiamata diretta al fornitore senza intermediari	Clausole contrattuali tipo dell'Unione europea (moduli 2 e 3), incorporate automaticamente nei termini commerciali del fornitore. Fonte: accordo sul trattamento del fornitore in vigore dal 24 febbraio 2025, consultato il 12 agosto 2026
PostHog Inc.	raccolta di eventi diagnostici dell'applicazione, con dati pseudonimizzati	Istanza europea del fornitore	EU-U.S. Data Privacy Framework, con clausole contrattuali tipo applicate comunque in aggiunta secondo l'accordo del fornitore. Fonte: accordo sul trattamento del fornitore, consultato il 12 agosto 2026

Nota sugli eventi diagnostici. Gli eventi raccolti a fini diagnostici passano da un modulo che rimuove nomi, indirizzi di posta elettronica e dettagli delle assenze prima dell'invio. Conservano però gli identificativi di utente, di organizzazione e di sessione: sono dati pseudonimizzati, non anonimi, e il considerando 26 del Regolamento è esplicito nel dire che la pseudonimizzazione non fa uscire un dato dal perimetro di applicazione. Per questo il fornitore è nominato qui.

Nota sulla separazione dei dati. La base di dati di ciascuna organizzazione è distinta da quella delle altre. La cancellazione di un'organizzazione comporta la cancellazione della sua base di dati.

Nota sul fornitore del modello linguistico. Fino alla versione 2.29.8 del servizio la chiamata al modello passava per un intermediario di instradamento che poteva servirla con fornitori diversi. Dalla versione 2.29.9 la chiamata è diretta a un fornitore unico, determinato in anticipo e senza alternative di ripiego: è la condizione che rende questo elenco veritiero e verificabile, come richiesto dall'articolo 28 paragrafo 2 del Regolamento.