Informativa privacy

Servizio: LeavePilot Titolare del trattamento: MAXYMIZE BUSINESS DI GIURASTANTE ROMANO MAXIMILIAN, Via Delle Valli 57, 66010 Canosa Sannita (CH), codice fiscale e partita IVA IT02747200695, numero REA CH-420087 Contatto: support@leavepilot.app Posta elettronica certificata: maximilian.giurastante@legalmail.it

Questa informativa descrive come LeavePilot tratta i dati personali di visitatori del sito e utenti della piattaforma di gestione assenze, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 e del decreto legislativo 196/2003.

La versione italiana fa fede / The Italian version prevails.

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1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento: MAXYMIZE BUSINESS DI GIURASTANTE ROMANO MAXIMILIAN, impresa individuale con sede in Via Delle Valli 57, 66010 Canosa Sannita (CH), codice fiscale e partita IVA IT02747200695, iscritta al Repertorio economico amministrativo con il numero REA CH-420087.

Contatto: support@leavepilot.app. Per le comunicazioni formali: maximilian.giurastante@legalmail.it.

2. Dati trattati

Dati di registrazione e profilo: nome, email aziendale, ruolo, dipartimento, lingua, fuso orario, eventuale foto profilo e data di nascita.

Dati di utilizzo della piattaforma: richieste di ferie, permessi, smart working e malattia, con relativi stati, date e note; eventuali certificati medici caricati dal dipendente, che sono dati particolari ai sensi dell'articolo 9 del Regolamento, cifrati e accessibili solo ai soggetti autorizzati dal datore di lavoro. Su questi certificati la piattaforma funge da tramite fra dipendente e datore di lavoro: veicola il file fino a quando il datore di lavoro lo scarica, non lo archivia come luogo di conservazione documentale del personale, che resta compito del datore di lavoro, fuori dalla piattaforma. Il termine di conservazione è indicato al paragrafo 6.

Dati tecnici: log di accesso, indirizzo IP, identificativi di sessione, dati necessari alla sicurezza quali tentativi di accesso falliti e blocchi account.

Dati dell'accettazione dei documenti contrattuali: identificativo e denominazione dell'organizzazione, identificativo, indirizzo di posta elettronica e nome della persona che accetta, data e ora, indirizzo IP di provenienza, browser utilizzato, tipo di evento e, per ciascun testo accettato, tipo di documento, identificativo di versione e impronta crittografica; quando fra i documenti accettati vi sono i Termini di servizio, anche l'approvazione specifica delle clausole onerose. La registrazione è prevista dall'articolo 3 dei Termini di servizio.

Dati di fatturazione, per i soli piani a pagamento: dati identificativi e fiscali dell'organizzazione cliente, importi e documenti contabili.

Registro dei consensi cookie sul sito pubblico: categorie autorizzate o rifiutate, data della scelta, indirizzo IP e browser, conservati su database dedicato, ospitato da Neon nell'Unione Europea, come prova del consenso ai sensi dell'articolo 7 del Regolamento.

Eventi tecnici sul funzionamento della piattaforma: sono descritti al paragrafo 5, che ne indica anche i limiti e le modalità di opposizione.

Minori. Il servizio è rivolto a organizzazioni e ai loro dipendenti e collaboratori maggiorenni. Non è previsto l'uso da parte di minori.

Conferimento dei dati. Nome, indirizzo email e password sono necessari per creare un account: senza di essi la registrazione non può essere completata. La data di nascita è necessaria per completare il profilo al termine della registrazione: senza di essa il profilo resta incompleto e l'accesso alla piattaforma continua a essere indirizzato all'onboarding. Tipo, data di inizio e data di fine sono necessari per ogni richiesta di assenza: senza di essi la richiesta non può essere creata; per le richieste di malattia occorre inoltre indicare come sarà fornito il certificato medico, subito o in un momento successivo. Gli altri dati descritti in questo paragrafo, come la foto del profilo e le note alla richiesta, sono facoltativi e la loro assenza non impedisce l'uso della piattaforma.

3. Finalità e basi giuridiche

Erogazione del servizio e gestione del contratto (articolo 6 paragrafo 1 lettera b); adempimenti di legge, anche giuslavoristici, del datore di lavoro cliente (lettera c); sicurezza della piattaforma e prevenzione abusi, per legittimo interesse (lettera f); comunicazioni di servizio via email (lettera b).

Gli obblighi civilistici e fiscali di conservazione delle scritture contabili e dei documenti di fatturazione sono adempiuti sulla base della lettera c.

Per i trattamenti fondati sul legittimo interesse, cioè la sicurezza della piattaforma descritta al paragrafo 9 e gli eventi tecnici di funzionamento descritti al paragrafo 5, è stata svolta una ponderazione scritta fra l'interesse del titolare e i diritti degli interessati, prima dell'avvio del trattamento. Le ponderazioni dei legittimi interessi sono disponibili su richiesta, scrivendo a support@leavepilot.app.

Per i dati relativi alla salute, quali i certificati medici, il trattamento avviene per conto del datore di lavoro nell'ambito degli obblighi in materia di lavoro, ai sensi dell'articolo 9 paragrafo 2 lettera b del Regolamento.

Quando LeavePilot tratta i dati dei dipendenti per conto dell'azienda cliente agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento; l'azienda cliente resta titolare. Il rapporto è disciplinato dall'Accordo di nomina a responsabile del trattamento.

4. Trattamento tramite intelligenza artificiale

Il commento descrittivo che compare in fondo ai report è prodotto da un modello linguistico che riceve esclusivamente grandezze aggregate: conteggi, medie, distribuzioni per fasce e aggregati per reparto. Non riceve nomi, identificativi, indirizzi di posta elettronica, righe riferite a un singolo dipendente né valori individuali. I reparti composti da meno di tre persone non sono trasmessi come voce autonoma.

Il funzionamento, i limiti e le esclusioni sono descritti nelle istruzioni per l'uso. Il fornitore del modello è indicato nell'elenco dei sub responsabili.

5. Eventi tecnici di funzionamento

La piattaforma raccoglie eventi tecnici sul proprio funzionamento: pagine aperte, azioni compiute, errori, tempi di risposta. Un modulo rimuove nomi, indirizzi di posta elettronica e dettagli delle assenze prima dell'invio; restano identificativi tecnici pseudonimizzati di utente, di organizzazione e di sessione. Sono dati pseudonimizzati, non anonimi: restano cioè dati personali, ed è la ragione per cui questo paragrafo esiste. Non vengono raccolti il contenuto delle richieste di assenza, i certificati di malattia, le note, gli indirizzi e i dati di contatto.

La raccolta segue due regimi distinti, non a seconda che tu sia dipendente o visitatore del sito, ma a seconda che la pagina che stai usando scriva o meno qualcosa sul tuo dispositivo.

Sulle pagine informative del sito pubblico, quelle raggiungibili senza un account, dove compare il banner dei cookie, come la pagina iniziale, le pagine legali, la pagina sulla sicurezza e la fiducia e quelle con cui una nuova organizzazione si iscrive al servizio, la raccolta scrive un cookie e alcune voci di storage sul tuo dispositivo: per questo parte soltanto dopo il consenso alla categoria "Misurazione", senza consenso non parte affatto, e se revochi il consenso la raccolta si interrompe e viene rimosso anche quanto era già stato scritto, cookie e voci di storage compresi.

Su tutte le altre pagine la raccolta funziona senza scrivere nulla sul tuo dispositivo: non lascia cookie né voci di storage e la memoria si esaurisce con la sessione del browser. Ne fanno parte l'intera area riservata, dove un consenso chiesto sul luogo di lavoro non sarebbe comunque libero, ma anche le pagine pubbliche di accesso, registrazione del singolo utente, recupero e reimpostazione della password, verifica dell'indirizzo di posta elettronica e accesso allo spazio di lavoro, che chiunque può visitare e non solo chi è già dipendente di un'organizzazione cliente. Su queste pagine il consenso non è richiesto, perché non c'è nulla, sul tuo dispositivo, da scrivere né da revocare.

Questo trattamento non è svolto per conto del tuo datore di lavoro: finalità e mezzi li determina il titolare indicato al paragrafo 1, che vi agisce come titolare autonomo, per il legittimo interesse a mantenere il servizio funzionante e sicuro (articolo 6 paragrafo 1 lettera f del Regolamento). Il fornitore che raccoglie gli eventi, PostHog Inc., opera su istanza europea ed è indicato nell'Allegato D dell'Accordo di nomina; non compare invece nell'elenco dei sub responsabili di cui al paragrafo 7, perché in questo trattamento LeavePilot non agisce come responsabile per conto della tua organizzazione ma, come appena spiegato, come titolare autonomo: l'elenco completo di chi riceve dati che ti riguardano risulta quindi dalla lettura congiunta di questo paragrafo e del paragrafo 7. Il fornitore ha sede negli Stati Uniti: l'eventuale trasferimento verso gli Stati Uniti si fonda sulle clausole contrattuali tipo dell'Unione europea modulo 2, sottoscritte fra le parti, e sull'adesione del fornitore all'EU-U.S. Data Privacy Framework con certificazione estesa anche ai dati del rapporto di lavoro. La ponderazione del legittimo interesse è disponibile su richiesta.

Puoi opporti in ogni momento scrivendo a support@leavepilot.app. Indipendentemente dalla tua opposizione, l'organizzazione presso cui lavori può chiedere la disattivazione della raccolta per tutti i propri utenti.

6. Conservazione

Dati	Conservazione	Dove è previsto
Dati inseriti nella piattaforma: profilo, richieste di assenza	Durata del contratto. Alla cessazione, che non coincide con la cancellazione del proprio account personale, i dati restano esportabili per 30 giorni; decorso tale termine il fornitore procede secondo la scelta dell'organizzazione cliente o, in mancanza di una scelta, cancella previo ulteriore avviso	Termini di servizio, articolo 6 punto 7; Accordo di nomina, articolo 10
Certificati medici caricati dal dipendente	12 mesi dal caricamento, poi cancellati automaticamente, file e registrazione insieme. Entro tale termine restano scaricabili dall'organizzazione cliente. Non è un obbligo di legge ma una scelta di minimizzazione: la piattaforma è un tramite, non l'archivio del personale, e la conservazione documentale oltre questo termine spetta al datore di lavoro, secondo i propri obblighi, fuori dalla piattaforma	Accordo di nomina, Allegato B
Registro delle accettazioni dei documenti contrattuali	Durata del rapporto e successivo termine di prescrizione	Accordo di nomina, articolo 15.4; Termini di servizio, articolo 3 punto 2
Registro delle generazioni del commento prodotto dal modello	24 mesi dalla generazione	Accordo di nomina, Allegato B
Registro delle operazioni amministrative	Durata del contratto, poi cancellato insieme alla base di dati dell'organizzazione	Accordo di nomina, Allegato B
Log di accesso, indirizzo IP, identificativi di sessione, tentativi di accesso falliti e blocchi account	12 mesi dalla registrazione, termine ritenuto adeguato per un registro di sicurezza. Il blocco per indirizzo IP si esaurisce da sé entro 30 minuti, indipendentemente da questo termine	Ponderazione del legittimo interesse per la sicurezza della piattaforma, disponibile su richiesta
Registri tecnici dei fornitori di infrastruttura	Secondo le politiche dei fornitori: almeno 24 ore, fino a 7 giorni su alcuni piani. Il titolare non ne prolunga la durata; indirizzo IP e browser possono comunque comparire, per finalità di sicurezza, nel registro della riga precedente, che il titolare conserva in proprio	Accordo di nomina, Allegato B
Dati di fatturazione e scritture contabili	10 anni	Articoli 2220 e 2946 del codice civile
Registro dei consensi cookie del sito pubblico	Tempo necessario a provare il consenso prestato	Articolo 7 del Regolamento; Cookie Policy

I report generati non sono conservati: il documento è prodotto al momento della richiesta e consegnato a chi lo ha chiesto, senza che il servizio ne trattenga copia. Gli eventi tecnici descritti al paragrafo 5 sono conservati per il tempo necessario alle finalità di diagnosi e sicurezza per cui sono raccolti.

Obblighi di legge che impongano una conservazione maggiore prevalgono sui termini indicati in tabella, per il tempo e nei limiti in cui si applicano.

7. Destinatari e trasferimenti

La base di dati di ciascuna organizzazione è ospitata nell'Unione europea, nella regione di Francoforte. L'applicazione, le funzioni che elaborano le richieste e il deposito dei certificati di malattia sono ospitati presso un fornitore statunitense, con rete di distribuzione a presenza globale. Le comunicazioni di servizio via email, quando non usi un fornitore di posta configurato dalla tua organizzazione, sono inviate tramite un fornitore statunitense che riceve nome e indirizzo di posta elettronica del destinatario e il contenuto della comunicazione. Il commento descrittivo dei report di cui al paragrafo 4 è elaborato da un fornitore statunitense, che riceve i soli dati aggregati descritti in quel paragrafo. I dati sono comunicati solo a fornitori nominati responsabili ai sensi dell'articolo 28. L'elenco aggiornato, con funzione e luogo di trattamento di ciascun fornitore, è pubblicato alla pagina sub responsabili; il fornitore che raccoglie gli eventi tecnici di funzionamento non compare in quell'elenco per la ragione indicata al paragrafo 5, dove trovi anche le informazioni sul suo trasferimento. Non vendiamo dati personali a terzi.

I trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo avvengono verso soggetti che garantiscono tutele adeguate. Per i dati trattati per conto delle aziende clienti la base è costituita dalle clausole contrattuali tipo dell'Unione europea: nessuno dei fornitori può riceverli sulla base della decisione di adeguatezza EU-U.S. Data Privacy Framework, perché le loro certificazioni coprono i soli dati non riferiti al rapporto di lavoro. La verifica è documentata nell'Allegato C dell'Accordo di nomina, da cui puoi ottenere copia delle clausole contrattuali tipo scrivendo a support@leavepilot.app.

8. Diritti degli interessati

Puoi esercitare in ogni momento i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione, scrivendo a support@leavepilot.app. Se il trattamento riguarda dati gestiti dal tuo datore di lavoro, potremo indirizzare la richiesta al titolare.

Per i trattamenti fondati sul legittimo interesse il diritto di opposizione è esercitabile in ogni momento, allo stesso indirizzo. Sugli eventi tecnici di funzionamento vale quanto indicato al paragrafo 5. Sul controllo dei tentativi di accesso al tuo account un'opposizione che ne chiedesse la sospensione totale non è di norma accoglibile, perché lascerebbe l'account privo della protezione che quel meccanismo offre, a danno tuo e degli altri utenti che condividono la stessa rete di provenienza; resta invece valutata caso per caso, e può portare alla cancellazione anticipata della singola voce, l'opposizione riferita a un episodio di blocco già chiuso e senza procedimenti collegati in corso.

Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it); se risiedi in un altro Stato membro dell'Unione europea puoi rivolgerti, in alternativa, all'autorità di controllo del tuo Stato di residenza.

9. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate: cifratura dei dati sensibili, autenticazione con token firmati, controllo degli accessi per ruolo, registro delle operazioni amministrative, blocco account dopo tentativi falliti. Le misure applicate al trattamento svolto per conto delle aziende clienti sono descritte nell'Allegato B dell'Accordo di nomina.

10. Vicende del titolare

In caso di cessione o conferimento dell'attività o del servizio, i dati potranno essere trasferiti al soggetto subentrante, che assumerà gli stessi obblighi. Gli interessati e le organizzazioni clienti ne saranno informati prima che il trasferimento abbia effetto.

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Per qualsiasi domanda su questa informativa scrivi a support@leavepilot.app. Modifiche sostanziali saranno comunicate tramite la piattaforma. Le versioni precedenti restano pubblicate al proprio indirizzo.