Termini di Servizio

Servizio: LeavePilot Fornitore: MAXYMIZE BUSINESS DI GIURASTANTE ROMANO MAXIMILIAN, Via Delle Valli 57, 66010 Canosa Sannita (CH), codice fiscale e partita IVA IT02747200695, numero REA CH-420087 Contatto: support@leavepilot.app Posta elettronica certificata: maximilian.giurastante@legalmail.it

Questi termini regolano l'uso di LeavePilot, piattaforma per la gestione di ferie, permessi, smart working e assenze. Registrandoti o utilizzando il servizio accetti questi termini.

La versione italiana fa fede / The Italian version prevails.

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1. Fornitore e definizioni

1. Fornitore. Il servizio è fornito da MAXYMIZE BUSINESS DI GIURASTANTE ROMANO MAXIMILIAN, impresa individuale con sede in Via Delle Valli 57, 66010 Canosa Sannita (CH), codice fiscale e partita IVA IT02747200695, iscritta al Repertorio economico amministrativo con il numero REA CH-420087. Contatto ordinario: support@leavepilot.app. Indirizzo di posta elettronica certificata per le comunicazioni formali: maximilian.giurastante@legalmail.it.

2. Definizioni. Nei presenti Termini le parole seguenti hanno questo significato.

Piattaforma: il servizio LeavePilot nelle sue componenti applicative, insieme alla documentazione che ne descrive il funzionamento.

Fornitore: il soggetto indicato al punto 1.

Cliente: l'organizzazione che apre un ambiente sulla Piattaforma e per conto della quale i dati sono inseriti. Parte del contratto è il Cliente, non la singola persona che presta l'accettazione.

Amministratore: la persona che il Cliente designa con i permessi di amministrazione del proprio ambiente. È il destinatario delle comunicazioni del Fornitore.

Utente: la persona alla quale il Cliente dà accesso alla Piattaforma, di regola un proprio dipendente o collaboratore.

Documenti Contrattuali: i presenti Termini e l'Accordo di nomina a responsabile del trattamento, che il Cliente accetta con le modalità dell'articolo 3, insieme alle informative pubblicate, cioè l'informativa privacy, l'informativa sui cookie e le istruzioni per l'uso della funzione di intelligenza artificiale. Le informative descrivono trattamenti e funzionamento, sono richiamate dai presenti Termini e sono consultabili sul sito del servizio; l'accettazione prevista dall'articolo 3 riguarda i presenti Termini e l'Accordo di nomina.

Periodo di prova: i quattordici giorni di prova gratuita di cui all'articolo 2.

2. Il servizio

LeavePilot fornisce strumenti di richiesta e approvazione delle assenze, calendari di team, report ed elaborazioni con intelligenza artificiale nei limiti descritti all'articolo 8. Il piano Starter è gratuito fino a 5 dipendenti; i piani a pagamento, le funzionalità che comprendono e i relativi prezzi sono descritti nella sezione prezzi del sito del servizio.

I piani a pagamento prevedono un Periodo di prova di 14 giorni, senza carta di credito, durante il quale sono attive le funzionalità del piano Pro.

3. Conclusione del contratto

1. Accettazione. Il contratto si conclude quando il Cliente, per il tramite di una persona che agisce in suo nome, accetta i Documenti Contrattuali spuntando l'apposita casella nella Piattaforma. L'accettazione riguarda i presenti Termini e l'Accordo di nomina a responsabile del trattamento, disponibile all'indirizzo leavepilot.app/legal/dpa e parte integrante e sostanziale del contratto.

2. Registrazione dell'accettazione. Per ciascuna accettazione il Fornitore registra e conserva: identificativo e denominazione dell'organizzazione, identificativo, indirizzo di posta elettronica e nome della persona che ha accettato, data e ora, indirizzo IP di provenienza, browser utilizzato, tipo di evento, tipo di documento, identificativo di versione e impronta crittografica SHA-256 di ciascun testo accettato e, quando fra i documenti accettati vi sono i presenti Termini, l'approvazione specifica delle clausole onerose. La registrazione costituisce prova della conclusione del contratto e del suo contenuto, ed è conservata per la durata del rapporto e per il periodo di prescrizione successivo.

3. Forma e attestazione. Le parti danno atto che l'accettazione così prestata soddisfa il requisito di forma scritta previsto per l'Accordo di nomina dall'articolo 28 paragrafo 9 del Regolamento (UE) 2016/679, che ammette espressamente il formato elettronico, e che non è pertanto necessaria alcuna ulteriore sottoscrizione. Il Cliente può in ogni momento scaricare dall'area amministrativa, per ciascun documento accettato, un'attestazione che riproduce il testo nella versione da lui accettata e ne riporta gli estremi, impronta compresa.

4. Poteri. Chi accetta i presenti Termini per conto di un'organizzazione dichiara di avere il potere di impegnarla e accetta anche in nome e per conto della stessa.

4. Account e obblighi del Cliente

Il Cliente è responsabile della veridicità dei dati inseriti, della gestione degli accessi dei propri Utenti e dell'uso conforme alla legge, inclusa la normativa giuslavoristica applicabile. Le credenziali sono personali e non cedibili.

È vietato l'uso della Piattaforma per finalità illecite, per violare diritti di terzi o per tentare di compromettere la sicurezza della Piattaforma.

La registrazione e l'accesso sono vietati ai concorrenti diretti del Fornitore e a chi agisce per loro conto, così come l'uso della Piattaforma per finalità di analisi competitiva o di riproduzione delle sue funzionalità, salvo consenso scritto del Fornitore.

5. Verifica dei dati ed esportazioni

La Piattaforma è uno strumento di supporto amministrativo. I saldi, i conteggi e le esportazioni, comprese quelle destinate all'elaborazione delle retribuzioni, sono calcolati sui dati inseriti e configurati dal Cliente. Il Cliente verifica l'accuratezza e la completezza dei dati prima di ogni loro impiego a fini retributivi, contabili, fiscali o di adempimento normativo. Il Fornitore non risponde delle conseguenze dell'impiego di dati non verificati.

La Piattaforma trasmette i documenti che i dipendenti caricano, fra cui i certificati di malattia, e li conserva per il tempo indicato nell'informativa privacy. La conservazione documentale del personale, con i termini che la legge impone al Cliente quale datore di lavoro, resta di competenza del Cliente e avviene fuori dalla Piattaforma: il Cliente scarica i documenti che gli servono entro tale termine.

6. Fatturazione, rinnovo e recesso

1. Formule. Il piano Starter è gratuito e non comporta fatturazione. Per i piani a pagamento il Cliente sceglie fra due formule di pagamento: la formula mensile, pagata un mese alla volta in via anticipata, e la formula annuale, pagata in un'unica soluzione anticipata per i dodici mesi, a un prezzo unitario ridotto.

2. Fatturazione. Il corrispettivo è calcolato per dipendente attivo per mese. Nella formula mensile è fatturato a ogni ricorrenza mensile. Nella formula annuale è fatturato in un'unica fattura, emessa all'inizio del periodo, per l'importo complessivo dei dodici mesi.

3. Rinnovo. Alla scadenza del periodo pagato, mensile o annuale, il contratto si rinnova automaticamente per un periodo di pari durata, con il corrispondente addebito alla stessa data di scadenza, salvo disdetta comunicata dal Cliente prima di tale data.

4. Recesso. La disdetta non prevede penali: non è mai dovuto alcun importo aggiuntivo oltre a quanto già pagato o già maturato. Nella formula mensile la disdetta impedisce l'addebito del mese successivo e ha effetto alla fine del mese in corso. Nella formula annuale la disdetta impedisce il rinnovo automatico e ha effetto alla scadenza dei dodici mesi già pagati in anticipo: l'importo versato per l'intero periodo resta acquisito, senza rimborso della parte residua non goduta, e nessun importo ulteriore è richiesto al Cliente.

5. Cambio di piano. Upgrade e downgrade sono possibili in ogni momento.

6. Fine del Periodo di prova. Al termine del Periodo di prova, se il Cliente non attiva un piano a pagamento, l'ambiente non viene disattivato e i dati non vengono cancellati: cessano le funzionalità dei piani a pagamento e l'organizzazione prosegue sul piano Starter gratuito, con il limite di dipendenti che gli corrisponde. Gli Utenti già presenti oltre quel limite non vengono disattivati: è l'aggiunta di nuovi Utenti a essere impedita finché il numero non rientra nel limite.

7. Dopo la cessazione. I dati restano esportabili per 30 giorni dopo la cessazione del contratto. Decorso tale termine il Fornitore procede secondo l'articolo 10 dell'Accordo di nomina, che disciplina la cancellazione o la restituzione dei dati.

7. Livelli di servizio e limitazioni di responsabilità

Il servizio è fornito "così com'è" con l'impegno commercialmente ragionevole a mantenerlo disponibile e sicuro. Nei limiti di legge, la responsabilità complessiva del Fornitore è limitata a quanto corrisposto dal Cliente nei 12 mesi precedenti l'evento. Nulla esclude la responsabilità per dolo o colpa grave.

I contenuti generati dall'intelligenza artificiale hanno finalità informativa e non sostituiscono valutazioni legali o gestionali del Cliente.

Le limitazioni del presente articolo non si applicano alle obbligazioni dell'Accordo di nomina nei limiti in cui ciò sia inderogabile per legge, come previsto dall'articolo 13 dell'Accordo stesso.

8. Intelligenza artificiale e limiti d'uso dei report

1. Come funziona la piattaforma. Il calcolo dei saldi, l'applicazione dei flussi di approvazione, le esportazioni e tutte le tabelle e i grafici dei report sono prodotti da elaborazione deterministica. Una sola parte del servizio impiega un modello di intelligenza artificiale: il commento descrittivo che compare in fondo ai report. Tale commento è generato automaticamente, non è rivisto da una persona prima di comparire nel report, ed è indicato come tale con un'etichetta visibile e con una marcatura tecnica nei metadati del documento.

2. Che cosa non fa il modello. Il modello di intelligenza artificiale non riceve nomi, identificativi, indirizzi email o dati riferiti a singoli dipendenti: riceve esclusivamente grandezze aggregate. Non approva né respinge richieste, non calcola saldi, non valuta né classifica le persone e non formula raccomandazioni.

3. Limiti d'uso. Il Cliente si obbliga a non utilizzare i report, e in particolare i dati riferiti ai singoli dipendenti in essi contenuti, per valutare, classificare, confrontare o monitorare le prestazioni o il comportamento dei propri lavoratori, né per fondare decisioni relative ad assunzione, promozione, assegnazione di compiti, condizioni economiche, provvedimenti disciplinari o cessazione del rapporto di lavoro.

4. Conseguenze di un uso difforme. Il Cliente prende atto che la piattaforma è progettata e messa a disposizione per la gestione amministrativa delle assenze e che, in ragione di tale finalità, non rientra fra i sistemi ad alto rischio di cui all'Allegato III del Regolamento (UE) 2024/1689. Qualora il Cliente la impieghi per le finalità escluse al punto 3, ai sensi dell'articolo 25 paragrafo 1 lettera c del medesimo regolamento il Cliente assume la qualifica di fornitore del sistema ad alto rischio, con i conseguenti obblighi, restando in tal caso esclusa ogni responsabilità del Fornitore per tale diverso impiego.

5. Adempimenti in capo al Cliente quale datore di lavoro. Il Cliente è titolare del trattamento dei dati dei propri dipendenti ed è tenuto agli adempimenti che ne derivano, fra i quali l'informativa agli interessati e, ove ne ricorrano i presupposti, gli obblighi previsti dall'articolo 4 della legge 300/1970 e dall'articolo 1 bis del decreto legislativo 152/1997 in materia di strumenti dai quali derivi la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori e di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati. Il Fornitore mette a disposizione la documentazione tecnica necessaria a tali valutazioni.

6. Modifiche alla funzione. Le istruzioni impiegate dal modello sono versionate. Ogni modifica che ne alteri il comportamento è comunicata al Cliente con l'aggiornamento delle istruzioni per l'uso.

9. Trattamento dei dati dei dipendenti del Cliente

1. Ruoli. Il Cliente è titolare del trattamento dei dati personali dei propri dipendenti e collaboratori inseriti nella piattaforma. Il Fornitore tratta tali dati per conto del Cliente in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

2. Accordo di nomina. Il trattamento è disciplinato dall'Accordo di nomina a responsabile del trattamento, disponibile all'indirizzo leavepilot.app/legal/dpa, che costituisce parte integrante e sostanziale dei presenti Termini. Accettando i presenti Termini il Cliente accetta contestualmente l'Accordo di nomina nella versione in vigore al momento dell'accettazione, indicata nella pagina stessa e registrata dal Fornitore.

3. Forma. Le parti danno atto che l'accettazione così prestata soddisfa il requisito di forma scritta previsto dall'articolo 28 paragrafo 9 del Regolamento, che ammette espressamente il formato elettronico, e che non è pertanto necessaria alcuna ulteriore sottoscrizione. Le modalità della registrazione e dell'attestazione sono quelle dell'articolo 3.

4. Modifiche. Il Fornitore comunica al Cliente ogni modifica dell'Accordo di nomina con un preavviso di almeno trenta giorni, all'indirizzo di posta elettronica dell'Amministratore e mediante avviso nell'area amministrativa. Le modifiche che riguardano i sub responsabili sono soggette al diritto di opposizione previsto dall'Accordo stesso. In assenza di opposizione, la nuova versione si applica dalla scadenza del preavviso; le versioni precedenti restano consultabili agli indirizzi indicati nella pagina dell'Accordo.

5. Versione firmata. Il Cliente che, per proprie procedure interne, necessiti di una copia sottoscritta dell'Accordo può richiederla scrivendo a support@leavepilot.app. La sottoscrizione non è condizione di efficacia dell'Accordo, che è già perfezionato ai sensi del punto 3.

10. Proprietà intellettuale

La piattaforma, il marchio LeavePilot e i relativi contenuti restano di proprietà del Fornitore. I dati inseriti dal Cliente restano del Cliente, che concede al Fornitore la licenza necessaria a erogare il servizio.

Il Fornitore utilizza nome o logo del Cliente come referenza solo con il suo consenso esplicito, revocabile in ogni momento.

I suggerimenti e le segnalazioni del Cliente possono essere impiegati per migliorare il servizio, senza obbligo di compenso e senza che il Cliente ceda diritti sui propri materiali.

11. Riservatezza

1. Informazioni riservate. Sono riservate le informazioni commerciali, tecniche ed economiche non pubbliche che le parti si scambiano nell'ambito del rapporto, comprese le condizioni economiche applicate.

2. Obbligo. Ciascuna parte impiega le informazioni riservate dell'altra soltanto per l'esecuzione del contratto, non le divulga a terzi e le protegge con la diligenza che riserva alle proprie.

3. Eccezioni. L'obbligo non si applica alle informazioni che sono pubbliche o lo diventano senza inadempimento della parte ricevente, a quelle già legittimamente note alla parte ricevente prima della comunicazione, a quelle ricevute da un terzo legittimato a comunicarle e a quelle che devono essere divulgate per obbligo di legge o per ordine di un'autorità. In quest'ultimo caso la parte tenuta alla divulgazione ne avvisa preventivamente l'altra, ove ciò sia consentito.

4. Durata. L'obbligo vale per tutta la durata del rapporto e per i 5 anni successivi.

5. Dati personali. I dati personali dei dipendenti e collaboratori del Cliente non sono regolati dal presente articolo ma dall'Accordo di nomina, i cui obblighi di riservatezza restano in vigore anche dopo la cessazione.

12. Manleva

1. Manleva del Cliente. Il Cliente tiene indenne il Fornitore dalle pretese di terzi, e dai ragionevoli costi di difesa che ne derivano, fondate su un uso illecito della Piattaforma, sulla violazione dei presenti Termini o sulla violazione di diritti di terzi commessa tramite il proprio account o dai propri Utenti.

2. Condizioni. Il Fornitore informa il Cliente della pretesa senza ingiustificato ritardo, non la definisce in via transattiva senza il consenso del Cliente e gli consente di partecipare alla difesa.

3. Reciprocità. Il Fornitore risponde verso il Cliente dei danni cagionati dal proprio inadempimento, nei limiti dell'articolo 7 e, per il trattamento dei dati personali, secondo l'articolo 13 dell'Accordo di nomina.

13. Forza maggiore

Nessuna parte risponde dell'inadempimento dovuto a eventi fuori dal proprio ragionevole controllo, fra i quali calamità naturali, guerre, atti terroristici, provvedimenti d'autorità e indisponibilità generalizzate delle reti di comunicazione o dei fornitori di infrastruttura.

La parte colpita ne avvisa l'altra senza ingiustificato ritardo e riprende l'adempimento appena possibile. Se l'impedimento si protrae per oltre 30 giorni continuativi, ciascuna parte può recedere dal contratto senza oneri, con comunicazione scritta all'altra.

14. Cessione

Il Fornitore può cedere il contratto nell'ambito di una cessione o di un conferimento d'azienda, o del ramo d'azienda relativo al servizio, dandone comunicazione al Cliente. Il Cliente può cedere il contratto soltanto con il consenso scritto del Fornitore.

15. Modifiche dei Termini

Il Fornitore comunica ogni modifica dei presenti Termini con un preavviso di almeno 30 giorni, all'indirizzo di posta elettronica dell'Amministratore e mediante avviso nella Piattaforma.

Il Cliente che non intenda accettare la nuova versione può recedere senza oneri, con effetto dalla data di efficacia della modifica. L'uso della Piattaforma oltre tale data vale come accettazione.

Le versioni precedenti non vengono rimosse: restano pubblicate ciascuna al proprio indirizzo, elencate in fondo alla pagina del documento e riconoscibili dalla propria impronta. Il Cliente può inoltre scaricare in ogni momento dall'area amministrativa l'attestazione che riproduce il testo della versione da lui accettata.

Le modifiche che riguardano l'Accordo di nomina seguono l'articolo 9 punto 4.

16. Durata, sospensione e sopravvivenza

1. Durata. Il contratto ha la durata del piano scelto e si rinnova secondo l'articolo 6.

2. Sospensione per mancato pagamento. In caso di mancato pagamento il Fornitore può sospendere l'accesso alla Piattaforma decorsi 15 giorni da un sollecito scritto rimasto senza esito. La sospensione non estingue il debito e sugli importi scaduti decorrono gli interessi di mora previsti dal decreto legislativo 231/2002. L'accesso è ripristinato con il pagamento.

3. Sopravvivenza. Alla cessazione del contratto, per qualunque causa, sopravvivono gli articoli 7 (livelli di servizio e limitazioni di responsabilità), 8 (limiti d'uso dei report), 10 (proprietà intellettuale), 11 (riservatezza) e 17 (legge applicabile e foro), oltre agli obblighi di pagamento già maturati.

4. Dati dopo la cessazione. I dati restano esportabili per 30 giorni dopo la cessazione, secondo l'articolo 6 punto 7.

17. Legge applicabile e foro

I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana.

Per i clienti che agiscono nell'esercizio di un'attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale è competente in via esclusiva il foro del luogo in cui il Fornitore ha la propria sede.

Per i consumatori restano ferme le tutele inderogabili di legge, compresa la competenza del giudice del luogo di residenza o di domicilio elettivo.

18. Varie

1. Nullità parziale. L'eventuale nullità o inefficacia di una clausola non travolge le altre, che restano valide ed efficaci.

2. Tolleranza. La tolleranza di un inadempimento non vale come rinuncia a farlo valere in seguito.

3. Intero accordo. I presenti Termini e i documenti in essi richiamati costituiscono l'intero accordo fra le parti sull'oggetto che regolano e sostituiscono ogni intesa precedente.

4. Comunicazioni. Le comunicazioni formali si effettuano per iscritto: al Cliente all'indirizzo di posta elettronica dell'Amministratore registrato nella Piattaforma; al Fornitore all'indirizzo di posta elettronica certificata indicato all'articolo 1.

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Domande sui termini? Scrivi a support@leavepilot.app.